Privacy Statement Vastgoed

De rol van Achmea Real Estate

Achmea Real Estate treedt op als vermogensbeheerder voor diverse opdrachtgevers. Achmea Real Estate koopt, exploiteert en verkoopt vastgoed voor deze opdrachtgevers. Zij zijn de eigenaren van de panden en daarmee verwerkingsverantwoordelijke. Bij de exploitatie van vastgoed voor de opdrachtgever is Achmea Real Estate verwerker van uw gegevens.

Daarnaast beheert Achmea Real Estate diverse vastgoedfondsen. In zulke gevallen is Achmea Real Estate samen met Achmea B.V. de gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke.

In veel gevallen is er sprake van uitbesteding van de verhuur- en exploitatiewerkzaamheden. De verhuurder(s) en/of vastgoedmanager treden dan op als verwerker van Achmea Real Estate.

Uw gegevens in vertrouwde handen

Wilt u een woning, winkelpand, kantoor of een ander type vastgoed huren? Dan zijn uw persoonsgegevens nodig. Uw gegevens worden of verwerkt:

• ten behoeve van de (te sluiten) huurovereenkomst;
• omdat u daar (uitdrukkelijk) toestemming voor gegeven heeft;
• er een wettelijke grondslag voor is; of
• omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben.

Zonder uw persoonsgegevens kunnen wij geen huurovereenkomst met u afsluiten. Wij vinden het belangrijk dat u weet wat we met uw persoonsgegevens doen en wat uw rechten zijn. Zo kunt u erop vertrouwen dat uw gegevens bij ons in goede handen zijn.

Welke gegevens gebruiken wij?

Wanneer u interesse heeft in een woning of project, dan verwerken wij uw naam, emailadres en (optioneel) telefoonnummer. Ook verwerken wij informatie over uw woningvoorkeuren, zoals op welke termijn u een woning zoekt, wat uw burgerlijke staat is en uit hoeveel personen uw huishouden bestaat. Dit verwerken we om een goede match tussen woning en woningzoekende te kunnen maken.

Als u wilt inschrijven op een woning of project, verwerken wij uw naam, adres, woonplaats, emailadres, telefoonnummer, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit en gegevens over uw identiteitsbewijs (zoals type, uitgiftedatum en uitgiftedatum. Daarnaast vragen wij u ook om een werkgeversverklaring als u in loondienst bent. Als u een ondernemer bent vragen wij om een IB-60 formulier en als u gepensioneerd bent vragen wij om een pensioenoverzicht. Heeft u een uitkering? Dan vragen wij de jaaropgave uitkeringen op. Met deze gegevens kunnen wij een voorlopige inschatting maken of u in aanmerking komt voor de betreffende woning.

Als u een woning voorlopig toegewezen krijgt, vragen wij aanvullende gegevens bij u op. Zoals bijvoorbeeld: loonstroken, bankafschriften, UWV verzekeringsbericht en een kopie van uw paspoort (zonder BSN/pasfoto). Ook hebben wij gegevens van uw medehuurders nodig. We verwerken daarnaast uw betalingsgegevens voor het automatisch afschrijven van de huur. Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, zoals onder de Wwft maken wij in deze fase van het verhuurproces een inschatting van de risico’s voor onze organisatie. Dit doen we door te onderzoeken of u bijvoorbeeld op een sanctielijst staat of dat u een prominente publieke functie bekleed.  

Voor enkele van onze wooncomplexen (zorgobjecten) vragen wij u ook om een zorgindicatie. Achmea Real Estate verwerkt niet de inhoud van uw zorgvraag en heeft geen toegang tot uw medische gegevens. Er zal enkel gevraagd worden of er zorgindicatie aanwezig is.

 

Wij gebruiken ook cookies

Onze website maakt gebruik van cookies. U leest wat cookies zijn en hoe wij met cookies omgaan in ons cookiestatement.

 

Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Als u een (kandidaat) huurder bent, gebruiken wij uw gegevens bijvoorbeeld om:

• een huurovereenkomst met u af te (laten) sluiten;
• te voldoen aan de zorgplicht: bent u een geschikte huurder voor het vastgoed?
• de huurovereenkomst uit te voeren;
• betalingen te doen en vorderingen te innen, waaronder het in handen stellen van derden daarvan;
• de behoeften en voorkeuren van (potentiele) huurders in kaart te brengen;
• onderhoud te (laten) plannen of uit te (laten) voeren;
• bezichtigingen en overnames te (laten) doen of regelen;
• geschillen, vragen, of onderzoeken, waaronder juridische procedures te behandelen;
• controles uit te voeren met betrekking tot huurtoeslag;
• activiteiten van intern beheer uit te voeren;
• contacten te onderhouden met externe vastgoedmanagers die door ons worden ingeschakeld om activiteiten in het kader van verhuur uit te voeren;
• wettelijke bepalingen uit te voeren of toe te passen, bijvoorbeeld in het kader van het bestrijden van witwassen en terrorismefinanciering;
• om online persoonlijk onderzoek te verrichten indien dit volgens de wet noodzakelijk is (bad press);
• (gegevens uit) huurderscontracten te registreren;
• marketingdoeleinden;
• onze processen en systemen te optimaliseren.
• huurderstevredenheidsonderzoeken uit te voeren.

 

Welke contactmomenten leggen wij vast?

Wij leggen vast wat wij met u afspreken en gebruiken onze contactmomenten om onze communicatie te verbeteren. Dit zijn contactmomenten die we vastleggen:

• brieven en e-mails die wij sturen en van u ontvangen;
• telefoongesprekken en chats;
• wat u op onze website doet en bekijkt;
• als u ons benadert via social media zoals LinkedIn.

 

Profilering

Bij enkele processen binnen Achmea Real Estate maken wij een profiel van u op basis van gegevens die wij van u hebben. Dit kunnen gegevens zijn die wij zelf van u gekregen hebben of gegevens uit externe (openbare) bronnen. Wij analyseren deze gegevens onder andere met als doel inzicht te krijgen in uw vermoedelijke voorkeuren en om risico’s beter te beheersen. Voorbeelden waarbij wij gebruik maken van profilering zijn:

• het bepalen van debiteurenrisico’s
• Inschatting van risico’s ten behoeve van fraudebestrijding en voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme (Know Your Customer/Customer Due Dilligence).

De gemaakte profielen worden vaak als input gebruikt voor het maken van besluiten door medewerkers. Bijvoorbeeld bij het aangaan van een (huur)overeenkomst, waarbij bijvoorbeeld gekeken wordt naar passend inkomen, gezinssamenstelling en ook naar een score van onze partners die gegevens ophalen uit het curatele- en bewindregister, faillissementregister en uit herincasso activiteiten. Met behulp van deze informatie kan de medewerker een beoordeling maken of uw financiële situatie passend is bij de betreffende woning.

 

Van wie krijgen wij uw gegevens en met wie delen wij die?

Meestal geeft u uw gegevens zelf aan ons door. Bijvoorbeeld in het geval van het afsluiten van een huurovereenkomst of bij de inschrijving voor een nieuwsbrief.

Soms krijgen wij uw gegevens op een andere manier. We kunnen gegevens opvragen over u bij het Kadaster, de Kamer van Koophandel (KvK) of het Huwelijksgoederenregister. In het kader van zorgplicht en onze Wwft verplichtingen raadplegen wij ook nationale en internationale sanctielijsten. Ook kunnen wij gegevens over u via openbare bronnen verkrijgen, zoals handelsinformatiebureaus en openbare registers. Een voorbeeld daarvan is Economic Data Resources B.V. (EDR), dat gegevens ophaalt uit het curatele- en bewindregister, faillissementregister en uit EDR Herincasso activiteiten. In sommige gevallen raadplegen wij ook kranten, internet of social media om te voldoen aan wettelijke verplichtingen in het kader van de Wwft. Wij verkopen uw gegevens niet.

Soms geven wij uw gegevens door en soms controleren wij uw gegevens bij andere bedrijven. Wij kunnen gegevens uitwisselen met:

• de opdrachtgevers, als eigenaar van het vastgoed;
• (commercieel) vastgoedmanagers om het vastgoed te exploiteren;
• loodgieters, reparateurs, aannemers, en onderhoudsbedrijven om werkzaamheden in uw huis uit te kunnen voeren;
• de bank, ten behoeve van betalingsdoeleinden;
• taxateurs, makelaars en juridische dienstverleners;
• incassobureaus en deurwaarders, ten behoeve van betalingsdoeleinden;
• advocaten en gerechtelijke instanties in het kader van een betalingsachterstand of geschil;
• opsporingsinstanties, belastinginstanties (binnen- en buitenland), (financieel) toezichthouders;
• outsourcingspartijen met betrekking tot kantoorautomatisering en het uitvoeren van onderzoek in het kader van wettelijke bepalingen;
• bedrijven ten behoeve van benchmarking;
• dienstverleners zoals accountants en auditors;
• onze leveranciers en zakelijke relaties;
• kandidaat-huurders, om bezichtigingsafspraken te maken;
• potentiële kopers, om vastgoedcomplexen te kunnen verkopen;
• andere onderdelen van Achmea B.V. zoals Internal Audit, Risk en Compliance;
• de Autoriteit Persoonsgegevens en andere toezichthouders wanneer dat in individuele gevallen noodzakelijk is.

 

Binnen de Europese Economische Ruimte (EER) gelden dezelfde privacyregels. Bij de EER horen alle EU-landen plus Liechtenstein, Noorwegen en IJsland. Als het nodig is gegevens door te geven naar landen buiten de EER, doen wij dat zeer zorgvuldig en nemen wij passende waarborgen.

 

Hoe zorgen wij dat uw gegevens veilig zijn bij ons?

Onze website en IT-systemen zijn goed beveiligd. Wij nemen steeds technische en organisatorische maatregelen om misbruik van uw gegevens te voorkomen. Ook onze medewerkers hebben duidelijke instructies gekregen over hoe zij om moeten gaan met uw gegevens. Daarnaast maken wij duidelijke afspraken met bedrijven die in onze opdracht en volgens onze aanwijzing gegevens verwerken en gebruiken.

 

Ontdekt u toch een kwetsbaarheid in onze internetdiensten? Via Responsible Disclosure van Achmea kunt u een melding maken. Het is fijn als u ons dit laat weten. Dan kunnen we maatregelen treffen en werken we samen aan het verbeteren van de veiligheid van onze gegevens en systemen.

 

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens zolang wij die nodig hebben of zolang verplicht is voor de wet. Daarna verwijderen wij uw gegevens of maken deze anoniem.

Als wij uw gegevens anoniem maken, dan verwijderen wij alle gegevens die naar u verwijzen. De gegevens kunnen niet meer aan u gekoppeld worden. De anonieme gegevens helpen ons een beter beeld te krijgen van onze risico’s, producten en diensten.

 

Uw rechten

Uw rechten zijn ook in de wet geregeld. U mag:

• uw gegevens bij ons opvragen;
• uw gegevens laten veranderen als uw gegevens niet kloppen;
• uw gegevens laten verwijderen
  • Het komt vaak voor dat wij uw gegevens niet kunnen verwijderen. Bijvoorbeeld omdat wij uw gegevens nog nodig hebben, of om ons aan een wet te houden.
• bezwaar maken tegen bepaald gebruik van uw gegevens
  • Als u bijvoorbeeld geen e-mails met aanbiedingen meer van ons wilt ontvangen. In onze e-mails staat een link waarmee u zich kunt afmelden. U mag ook bellen. In andere gevallen geeft u duidelijk aan waarom u bezwaar maakt.
• uw toestemming intrekken;
  • Gaf u ons toestemming om uw gegevens te gebruiken? Dan mag u uw toestemming later weer intrekken. Wij gebruiken uw gegevens vanaf dat moment niet meer.
• uw gegevens overdragen;
  • U kunt vragen om uw gegevens over te dragen aan een andere partij of aan uzelf.
• het gebruik van uw gegevens tijdelijk stoppen.
  • Bijvoorbeeld als u vindt dat wij het recht niet hebben om uw gegevens te gebruiken.
• een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

Laat ons weten als u gebruik wilt maken van uw rechten

Stuur ons een e-mail of een brief. Om er voor te zorgen dat we de gegevens van de juiste persoon gebruiken moeten we de identiteit kunnen vaststellen van degene die gebruik wil maken van zijn of haar rechten. Dit kunnen we meestal doen met uw naam, adres en woonplaats. Geef deze gegevens door wanneer u van uw rechten gebruik wil maken. In sommige gevallen, bijvoorbeeld wanneer de identiteit niet vastgesteld kan worden aan de hand van de gegevens die we hebben, kunnen we vragen om een kopie van uw paspoort of ID-kaart. Wij reageren binnen een maand na ontvangst van uw bericht.
 

Stuur een email naar: avgloket@achmea.nl 

U kunt ook een brief sturen naar:

Achmea B.V. (ARE)
T.a.v. AVG-Loket
Postbus 9150
7300 HZ Apeldoorn

 

Hebt u een vraag, tip of klacht?

Stuur een e-mail naar de Functionaris Gegevensbescherming van Achmea: privacymanager@achmea.nl 

U kunt ook een brief sturen naar:

Achmea B.V. (Achmea Real Estate)
T.a.v. Privacy manager (Compliance & Operational Risk Management)
Postbus 866
3700 AW Zeist

 

Komen wij er samen niet uit?

U mag uw klacht ook altijd voorleggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

Wij kunnen dit privacy statement veranderen

Dat mag bijvoorbeeld als er iets verandert in de wetten of regels of als wij nieuwe producten of diensten ontwikkelen.

Laatst aangepast: Oktober 2025